Заказ на покупку Amazon (PO): Полное руководство

Управление оптовым бизнесом на Amazon означает жонглирование десятками поставщиков, прайс-листов и оптовых заказов – и когда у вас нет четкого процесса заказа на покупку, побеждает хаос.

Заказ на покупку (PO) – это не просто формальность. Это панель управления вашей операцией по закупкам – она определяет, что вы покупаете, когда, у кого и по какой цене. Даже если вы занимаетесь онлайн-арбитражем или дропшиппингом в больших объемах, заказы на покупку становятся незаменимыми по мере масштабирования. Но создание и отслеживание их вручную замедляет вас и открывает двери для дорогостоящих ошибок.

В этом руководстве мы разберем все, что продавцам Amazon нужно знать о заказах на покупку – и как Seller Assistant позволяет создавать, автоматизировать и управлять ими без усилий.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на покупку (PO) – это официальный документ, который вы отправляете поставщику для запроса конкретных продуктов по согласованным ценам, количествам и условиям. В нем указывается, что вы покупаете, сколько платите, куда доставляется и когда вы ожидаете доставку.

Для продавцов Amazon, особенно оптовых продавцов или OA/дропшипперов, покупающих оптом, заказ на покупку становится основой процесса закупок. Он заменяет неформальную переписку по электронной почте или хаос в электронных таблицах на четкое, структурированное соглашение, которое можно отслеживать, делиться им и проверять.

В отличие от счета-фактуры (который поступает от поставщика), заказ на покупку выдается вами, покупателем. Он сигнализирует о намерении приобрести и служит бумажным следом для бухгалтерского учета, управления запасами и общения с поставщиками.

Почему заказы на покупку важны в рабочем процессе оптовых продаж на Amazon

В оптовых продажах на Amazon заказ на покупку (PO) – это гораздо больше, чем просто документы – это основа вашего процесса закупок. Без него даже опытные продавцы могут погрузиться в дезорганизованный хаос, теряя из виду затраты, поставки и условия поставщиков.

Ниже приведены основные причины, по которым заказы на покупку незаменимы, когда вы управляете оптовыми запасами и пытаетесь масштабироваться со структурой.

Держите свои запасы и цифры в порядке

Заказ на покупку точно сообщает, что было заказано, у кого, по какой цене и в каком количестве – чтобы ничего не потерялось между закупкой и доставкой.

Координация с вашим центром подготовки или складом

Связывая свои заказы на покупку с пунктами отгрузки, вы гарантируете, что ваш товар прибудет туда, куда нужно, с правильными этикетками и в срок.

Создание чистой истории повторных заказов

Заказы на покупку предоставляют вам надежный журнал покупок, который упрощает повторные заказы – особенно для пополняемых SKU или повторных закупок у поставщиков.

Отслеживайте свои реальные затраты и прибыль

Когда вы отслеживаете себестоимость, доставку и налоги непосредственно в заказе на покупку, вы избегаете ошибок в расчете прибыли позже в вашей бухгалтерской или переоценочной системе.

Защитите себя в случае споров с поставщиками

Если поставщик отправит не те товары или недопоставит ваш заказ, заказ на покупку действует как письменное соглашение о том, что ожидалось.

Предотвращение ошибок команды и дублирования заказов

Для команд или виртуальных ассистентов (ВА) заказы на покупку гарантируют, что все работают с одним и тем же источником истины – никаких запутанных электронных таблиц, ошибок копирования-вставки или сбоев в связи.

Что включает в себя заказ на покупку Amazon

Хорошо структурированный заказ на покупку не только помогает вам выглядеть профессионально – он помогает избежать ошибок, отслеживать затраты и ускорять общение с поставщиками и центрами подготовки. Ниже приведены основные компоненты стандартного заказа на покупку для продавца Amazon. Вы можете создать его вручную или использовать такие инструменты, как Seller Assistant, для автоматического заполнения большинства этих полей.

Контактные данные продавца и поставщика

В заказе на покупку должны быть четко указаны название вашей компании, адрес и контактная информация, а также данные поставщика. Это помогает обеспечить точное выставление счетов и доставку в дальнейшем.

Номер заказа на покупку и дата выпуска

Каждый заказ на покупку должен иметь уникальный номер и дату создания. Это облегчает ссылку и отслеживание заказа в вашей системе или при последующем обращении.

Детали продукта (ASIN, название, количество, SKU)

Для каждого товара, который вы заказываете, укажите название продукта, ASIN (или UPC), ваш внутренний SKU, если используется, и заказанное количество. Точность здесь является ключом к избежанию ошибок при выполнении заказа.

Цена за единицу и общая стоимость

Укажите стоимость за единицу и общую сумму по каждой строке. Это облегчает поставщику подтверждение итоговых сумм и помогает отслеживать рентабельность и ROI.

Адреса доставки и выставления счетов

Точно укажите, куда должны быть доставлены продукты – обычно в ваш центр подготовки или склад FBA. Также укажите ваш адрес для выставления счетов, если он отличается.

Условия и способы оплаты

Укажите согласованные условия (например, Net 30, предоплата, кредитная карта, PayPal), чтобы избежать недопонимания. Если есть скидки за опт или предоплату, также укажите их здесь.

Налог, доставка и дополнительные сборы

Включите все применимые налоги, стоимость доставки или специальные расходы на обработку, чтобы ваша общая стоимость приобретения была точной.

Необязательно: примечания и инструкции по доставке

Используйте этот раздел для добавления внутренних примечаний (например, достигнут MOQ, тестовый заказ) или инструкций для поставщика (например, размещение этикеток, требования к комплектации, сроки доставки).

Примечания:

• Продукты должны быть готовы к подготовке (полиэтиленовый пакет + этикетка FNSKU).
• MOQ достигнут. Тестовый заказ – повторный заказ ожидается в следующем месяце.
• Доставка в центр подготовки в течение 10 рабочих дней.

Как создать заказ на покупку вручную

Создание заказа на покупку вручную может показаться простым – но по мере роста и работы с несколькими поставщиками, продуктами и центрами подготовки даже небольшие ошибки могут привести к серьезным проблемам. Ниже приводится базовый процесс создания заказа на покупку вручную с использованием электронных таблиц, документов или ваших внутренних шаблонов.

Установите единый формат заказа на покупку

Используйте шаблон электронной таблицы или документа со стандартными столбцами и разделами. Включите все основные элементы заказа на покупку: номер заказа на покупку, дату, информацию о поставщике, информацию о покупателе, список продуктов, цены, адрес доставки и условия оплаты.

Присвойте уникальный номер заказа на покупку

Вручную присвойте номер заказа на покупку, который соответствует четкой схеме именования. Пример: 2025-WH-0011 (Год – Тип источника – Последовательность).

Введите точные данные поставщика и доставки

Дважды проверьте полный адрес и электронную почту поставщика. Ошибки здесь могут задержать отгрузки. Добавьте полное название и адрес доставки вашего центра подготовки или склада.

Перечислите продукты с четкими идентификаторами

Включите ASIN или UPC, названия продуктов, внутренние SKU (если есть), количества, стоимость единицы и общую стоимость по строке. Будьте точны, чтобы избежать ошибок при комплектации/упаковке.

Включите детализацию затрат и примечания

Отдельно укажите налоги, доставку или расходы на подготовку. Оставьте место для примечаний, таких как инструкции по обработке, ожидаемые даты доставки или требования к подготовке.

Сохранить, экспортировать и отправить

После завершения экспортируйте заказ на покупку в PDF и отправьте его по электронной почте своему поставщику. Сохраните копию в папке или на диске с заказами на покупку и зарегистрируйте заказ в своей внутренней системе отслеживания или программном обеспечении.

Распространенные проблемы с ручными заказами на покупку

• Повторный ввод данных → увеличивает количество человеческих ошибок
• Потеря отслеживания, если существует несколько версий
• Сложно автоматизировать или масштабировать с виртуальными ассистентами
• Отсутствие интеграции с инструментами для поиска и маршрутизации.

Как Seller Assistant помогает создавать заказы на покупку быстрее

Ручные заказы на покупку работают, когда вы маленькие – но как только вы начинаете масштабироваться, они превращаются в узкое место. Seller Assistant автоматизирует создание заказов на покупку, объединяя ваши данные о закупках, продуктах и поставщиках в одну оптимизированную систему. Модуль заказов на покупку Seller Assistant помогает избежать жонглирования электронными таблицами, дублирования записей и гадания, что было заказано.

Три способа создания заказа на покупку

• Из Price List Analyzer Seller Assistant – мгновенно создайте заказ на покупку для выбранных позиций из вашего проанализированного прайс-листа поставщика.
• Из записей поставщика – начните заказывать непосредственно из записей поставщика в вашей базе данных.
• С нуля – создайте заказ на покупку даже без прайс-листа или предварительно сохраненных продуктов, что полезно для тестовых покупок или новых поставщиков.

Создание заказа на покупку в один клик из шорт-листа

После анализа прайс-листа вашего поставщика с помощью Price List Analyzer просто выберите свои выигрышные продукты и нажмите «Создать заказ на покупку». Система создает готовый к отправке заказ на покупку на основе вашего выбора.

Автозаполнение данных поставщика и склада

Seller Assistant подтягивает информацию о поставщиках и центрах подготовки из ваших существующих баз данных – нет необходимости повторно вводить адреса или контактные данные каждый раз.

Предварительная загрузка информации о продукте и ценах

Заказ на покупку автоматически включает выбранные вами продукты, количества, стоимость единицы и даже рассчитывает общую стоимость, включая налоги и доставку, если они введены.

Редактирование заказа на покупку и отслеживание статуса

Вы можете корректировать количества, добавлять или удалять продукты, обновлять цены и отслеживать статус заказа на покупку (Черновик, Отправлен, Завершен, Отменен) – все в одном модуле.

Экспорт и обмен заказом на покупку

Экспортируйте заказы на покупку в формате PDF или XLSX, чтобы отправить их непосредственно своему поставщику. Каждый заказ на покупку хранится в вашем рабочем пространстве Seller Assistant для будущих повторных заказов и отслеживания.

Ссылка на данные о поиске продукта

Каждый заказ на покупку привязан к продуктам из вашего Price List Analyzer и баз данных – поэтому вы можете отслеживать каждый товар до его показателей сделки, поставщика и показателей прибыльности.

Поддержка оптового рабочего процесса для виртуальных ассистентов

Благодаря командному доступу и интегрированной автоматизации, виртуальные ассистенты могут помогать составлять шорт-листы продуктов и генерировать заказы на покупку, не касаясь учетных данных вашего аккаунта Seller Central.

Примечание. Seller Assistant – это комплексная платформа управления рабочим процессом Amazon, которая объединяет более 10 решений, ориентированных на оптовую торговлю, в одну связанную систему. Она сочетает в себе автоматизацию рабочего процесса закупок, инструменты массового исследования и анализа, а также интегрированные расширения Chrome – предоставляя вам все необходимое для оптимизации поиска сделок, управления поставщиками и создания заказов на покупку.

Платформа объединяет: инструменты управления рабочим процессом – модуль заказов на покупку, базу данных поставщиков, базу данных складов для организации, автоматизации и масштабирования каждого шага ваших оптовых и арбитражных операций; инструменты массового исследования и поиска – Price List Analyzer, Bulk Restriction Checker, Sourcing AI, Brand Analyzer, Seller Spy для оценки прайс-листов поставщиков, проверки права на продажу и ограничений, открытия новых брендов и поиска выигрышных идей продуктов у конкурентов для расширения вашего каталога продуктов; расширения Chrome – расширение для браузера Seller Assistant, IP-Alert Extension и встроенный VPN by Seller Assistant для глубокого исследования продуктов, проверки претензий по IP и соответствия требованиям, а также доступа к сайтам поставщиков с географическими ограничениями непосредственно в вашем браузере; и функции интеграции и командного доступа – бесперебойное подключение API и интеграции с Zapier, Airtable и Make, а также аккаунты виртуальных ассистентов для безопасного, масштабируемого командного сотрудничества.

С Seller Assistant каждый этап вашего рабочего процесса оптовой торговли и арбитража на Amazon автоматизирован и связан.

Как работает модуль заказов на покупку Seller Assistant

Модуль заказов на покупку в Seller Assistant – это централизованное рабочее пространство, где продавцы могут создавать, отслеживать и управлять всеми закупками в одном месте. Он заменяет разрозненные электронные таблицы и цепочки электронных писем организованным потоком, который поддерживает связь ваших данных о поставщиках, продуктах и складах.

Вы можете создавать заказы на покупку тремя способами:

• Из PLA – мгновенно создавайте заказ на покупку для выбранных позиций в прайс-листе.
• Из файлов поставщиков – начинайте заказывать непосредственно из файлов поставщиков в вашей базе данных.
• С нуля – создавайте заказ на покупку без прайс-листа или даже предварительно сохраненных продуктов (например, из Keepa).

Эта гибкость делает его полезным для оптовых продавцов, продавцов OA и дропшипперов, покупающих оптом.

Основные функции модуля заказов на покупку

• Централизованное управление заказами на покупку

Создавайте, редактируйте, дублируйте или экспортируйте заказы на покупку. Применяются правила статусов – черновики и отправленные заказы на покупку доступны для редактирования, в то время как завершенные или отмененные заказы на покупку заблокированы.

• Умное добавление товаров

Добавляйте продукты по ASIN, UPC/EAN, названию или бренду. Подтягивайте товары из сохраненных прайс-листов, вашей базы данных продуктов, Keepa (для обогащения недостающих данных) или добавляйте их вручную. Дубликаты автоматически избегаются.

• Отслеживание затрат и количества

Автоматически рассчитывает себестоимость единицы, итоги, подытоги, налоги и доставку. Количество упаковки применяется по умолчанию, с пересчетом в реальном времени при изменении значений.

• Интегрированные данные о поставщиках и складах

Адреса доставки, поставщики и связанные продукты автоматически подтягиваются из ваших сохраненных баз данных.

• Форматы, готовые к экспорту

Экспортируйте свои заказы на покупку в формате PDF, CSV или XLSX с полными данными о поставщике, покупателе и стоимости. Имена файлов генерируются автоматически с использованием номера заказа на покупку и имени поставщика.

• Проверка ошибок

Флагирует проблемы, такие как отсутствующая себестоимость, фиктивные адреса складов или неполная информация о продукте, до экспорта.

• Доступ для команды

Все участники могут создавать, редактировать и экспортировать заказы на покупку. Поставщиков можно добавлять или обновлять в процессе создания заказа на покупку.

Шаги по созданию заказа на покупку с помощью Seller Assistant

Шаг 1. Укажите поставщика

Выберите поставщика из вашей базы данных поставщиков Seller Assistant или добавьте нового поставщика. Это гарантирует, что все данные поставщика (адрес, контактная информация, условия) будут автоматически подтянуты в заказ на покупку.

Шаг 2. Нажмите «Создать PO»

Система генерирует черновик заказа на покупку с датой, номером заказа, поставщиком, ответственным лицом, статусом заказа, складом и списком продуктов из вашей базы данных поставщиков, уже заполненными.

Шаг 3. Редактировать и настроить

Просмотрите черновик. Вы можете изменить номер заказа на покупку, если это необходимо, назначить ответственного члена команды и выбрать правильный склад из вашей базы данных складов в Seller Assistant.

Шаг 4. Добавить продукты

Нажмите «Добавить продукты» и добавьте позиции тремя способами:

• Из Price List Analyzer (PLA) – мгновенно импортируйте выбранные продукты из отсканированного прайс-листа поставщика.

• Из записей поставщика – закажите непосредственно из профиля поставщика, сохраненного в вашей базе данных.
• С нуля/ручной ввод – добавляйте продукты по ASIN, UPC/EAN, названию или бренду.

Шаг 5. Просмотрите и скорректируйте

Добавьте SKU поставщика, отредактируйте количество и добавьте налоги и стоимость доставки (от поставщика до центра подготовки), если применимо. Общая стоимость продукта и общая стоимость заказа на покупку пересчитываются автоматически.

Шаг 6. Экспортировать PO

Экспортируйте заказ на покупку в формате PDF или XLSX. Поделитесь им со своим поставщиком напрямую.

Шаг 7. Отслеживание статуса

Отслеживайте каждый заказ на покупку как Черновик, Отправлен, Завершен или Отменен внутри модуля. Все заказы на покупку остаются доступными для поиска для будущих повторных заказов.

Распространенные ошибки продавцов при работе с заказами на покупку

Даже опытные продавцы Amazon совершают ошибки при создании или управлении заказами на покупку. Эти ошибки часто стоят времени, денег, а иногда даже состояния аккаунта. Вот наиболее распространенные ошибки и способы их избежать.

Отсутствующие или неполные данные о продукте

Отсутствие ASIN, SKU или стоимости единицы может сбить с толку поставщиков и привести к отправке неправильных товаров. Каждая строка должна быть полностью указана.

Неверная информация о поставщике или складе

Опечатки в адресах поставщиков или деталях центра подготовки приводят к задержкам или неправильно маршрутизированным отправлениям. Использование централизованной базы данных поставщиков и складов помогает предотвратить эти ошибки.

Дублирующиеся или перекрывающиеся заказы на покупку

Создание нескольких черновиков заказов на покупку для одного и того же поставщика или продукта тратит деньги и рискует переизбытком запасов. Всегда проверяйте свои существующие черновики и отправленные заказы на покупку, прежде чем добавлять новый.

Забыли включить доставку, налоги или сборы

Неучет этих затрат заранее означает, что ваша реальная себестоимость выше, чем ожидалось, что может свести на нет маржу прибыли.

Не отслеживать статус заказа на покупку

Если вы не обновляете, является ли заказ на покупку черновиком, отправленным, завершенным или отмененным, ваша команда не будет знать, на каком этапе находится заказ. Это приводит к путанице, двойным заказам или пропущенным срокам.

Полагаться на электронные письма вместо централизованного отслеживания

Продавцы, которые хранят заказы на покупку только в электронных письмах или электронных таблицах, рискуют потерять документы и историю. Поисковый, централизованный журнал заказов на покупку экономит бесчисленные часы и предотвращает дорогостоящие упущения.

‍

Итоги

Заказ на покупку может выглядеть как еще один документ, но для продавцов Amazon это основа надежного оптового рабочего процесса. Он организует ваше общение с поставщиками, предотвращает дорогостоящие ошибки и предоставляет вам бумажный след, необходимый для уверенного масштабирования.

Делать это вручную с помощью электронных таблиц работает, когда вы маленькие – но быстро ломается, как только вы управляете несколькими поставщиками, продуктами и центрами подготовки. Именно здесь Seller Assistant меняет игру. Его модуль заказов на покупку позволяет создавать заказы на покупку за секунды, синхронизировать их с данными поставщиков и складов, а также поддерживать согласованность всей вашей команды.

Seller Assistant автоматизирует и связывает каждый этап вашего рабочего процесса оптовой торговли и арбитража на Amazon. Он объединяет на одной платформе: инструменты управления рабочим процессом – модуль заказов на покупку, базу данных поставщиков, базу данных складов, инструменты массового исследования и поиска – Price List Analyzer, Bulk Restriction Checker, Sourcing AI, Brand Analyzer, Seller Spy, расширения Chrome – расширение для браузера Seller Assistant, IP-Alert Extension и встроенный VPN by Seller Assistant, а также функции интеграции и командного доступа – бесперебойное подключение API, интеграции с Zapier, Airtable и Make, а также аккаунты виртуальных ассистентов.